Förlängning= de dagar man har varit borta från arbetet och som ger rätt till förlängning av doktorandanställning, t.ex.

• Sjukdom
• Vanlig föräldrapenning (ledighet) vid barnets födelse
• Föräldrapenning (ledighet) med garantibelopp
• Partiell föräldraledighet för vård av barn upp till 12 år
• vab
• Pappadagar
• Tjänstgöring inom totalförsvaret
• Förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer

Frånvaron rapporteras via LED-blanketten/SJUK-blanketten.

Universitetets personalsystem HR-plus visar endast frånvaro, dvs. den tid man varit borta från sin anställning. Institutionstjänstgöring syns inte i HR-plus och ger därför ingen fullständig uppgift om när doktorandanställningen upphör. Därför bokförs all frånvaro inklusive institutionstjänstgöringen på institutionen i en excelfil: i förlängningsdokumentet. Personalhandläggare stämmer av både mot de dokument som lämnats av doktorand och mot HR plus. Förlängningsdokumentet är det dokument som med störst precision idag anger när doktorandanställningen upphör (och utbildning på forskarnivå bör slutföras).

• Varje doktorand bör varje månad stämma av lönebesked med ev. utbetalningar från Försäkringskassan m.m. för att ev. fel snarast ska kunna rättas till.
• Vid årliga uppdatering av ISP ska förlängning anges tillsammans med eventuell prolongation (se nedan).

Aktivitetsgrad=de dagar man arbetar med sina doktorandstudier/hur mycket man doktorerar

För att räkna fram aktivitetsgrad (som ska rapporteras in i Ladok) utgår man från varje doktorands bemanningsplan och ISP och räknar bort längre frånvaro (minst en vecka). Enstaka dagar behöver inte tas upp för denna rapportering.

Aktivitetsgradsformuläret gäller som underlag för CSN och för SCB:s statistik. Det används också av fakulteten för att beräkna nettostudietider vid SU.

Det är viktigt att stämma av så att försörjningen alltid uppgår till 100% innan formuläret skrivs under.

I Ladok finns ett verktyg, med vilket institutionens administrativa personal kan ”mata in” de längre tider av frånvaro en doktorand rapporterar (minst en vecka).

• Även aktivitetsgraden ska stämmas av noggrant vid uppdatering av ISP.

Det åligger den enskilda doktoranden att dokumentera enstaka frånvarodagar och rapportera till personalansvarig.

Blanketten Aktivitets- och försörjningsuppgifter för forskarstuderande fylls i av doktoranden och lämnas till ansvarig vid den institution som doktoranden är antagen och registrerad. TA-personal med Ladokbehörighet kan vara stöd i de fall beräkningarna är komplicerade

Prolongation= förlängning av doktorandanställning och utbildningsbidrag med anledning av kårfackliga uppdrag.

Uppgifter om vilka prolongationsregler som gäller för vilka slags uppdrag finns här.

• Doktoranden håller själv reda på prolongationsdagarna genom att spara mötesprotokoll.
• Även prologantionsdagarna anges vid varje uppdatering av ISP:en.

SFS nr: 1993:100

Departement/ myndighet: Utbildningsdepartementet
Rubrik: Högskoleförordning (1993:100)
Utfärdad: 1993-02-04

Ändring införd: t.o.m. SFS 2010:2020

HF 5 kap., 7 §
En anställning som doktorand ska gälla tills vidare, dock längst till en viss tidpunkt och aldrig för längre tid än ett år efter avlagd doktorsexamen eller konstnärlig doktorsexamen.

Den första anställningen får gälla högst ett år. Anställningen får förnyas med högst två år i taget.

En person får vara anställd som doktorand under sammanlagt högst åtta år. Den sammanlagda anställningstiden får dock inte vara längre än vad som motsvarar utbildning på forskarnivå på heltid under fyra år. Vid studier som ska avslutas med licentiatexamen eller konstnärlig licentiatexamen får den sammanlagda anställningstiden inte vara längre än vad som motsvarar utbildning på forskarnivå på heltid under två år. Från dessa tider ska avräkning göras för den studietid då doktoranden inte har varit anställd som doktorand.

Den sammanlagda anställningstiden får dock vara längre än vad som anges i tredje stycket, om det finns särskilda skäl. Sådana skäl kan vara ledighet på grund av sjukdom, ledighet för tjänstgöring inom totalförsvaret eller för förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer och studentorganisationer eller föräldraledighet.
Förordning (2009:933).